Des notes et des commentaires issus des retours d'expériences des membres de l'AFEX.

Rémunérations préliminaires

Initial Fee

Trois types de rémunération
A noter
Les sujets à traiter
  • Préciser le montant de la rémunération des études préliminaires préalables à la signature du contrat ou préalables au démarrage de l’étape.
Objectif souhaitables
  • Préciser que la rémunération préliminaire vient en paiement de prestations réalisées avant la signature du contrat. Elle ne peut en aucun cas venir en déduction d’autres rémunérations.

Le Prestataire a reçu/recevra au titre de rémunération des études préliminaires réalisées à la signature du présent contrat la somme forfaitaire de […] au titre des prestations préalablement effectuées. Cette remuneration s’ajoute aux rémunérations prévues au présent contrat.

Version anglaise

The Consultant has received/shall receive by way of payment for the preliminary design undertaken upon the signature of this Agreement, the lump sum of […] for services that have already been provided. This payment is in addition to the fees provided for in this Agreement.

Rémunération principale

Principal Fee

A noter
A noter
Les sujets à traiter
  • Préciser le montant de la rémunération principale.
  • Définir le mode de calcul de la rémunération selon les prestationsdéfinies à l’article 4.1.
  • Calculer la rémunération principale soit sur sur la base des m² à construire, du temps passé, du montant des travaux, s’il est connu, de la complexité du projet, etc…
Objectif souhaitables
  • Effectuer une double validation de la rémunération principale (m²/montant des travaux ou autres). Le calcul externe, transparent, sera destiné au client tandis que le calcul interne (tenant compte des ressources à mobiliser et des frais engendrés) servira à évaluer la rentabilité du projet.

Pour l’exécution de la prestation de base (étapes […]), le Client s’engage à payer au Prestataire une rémunération calculée par application d’un taux forfaitaire de […] au montant des travaux hors taxes recouvrables.

Le taux des prestations optionnelles :

  • A : […]

  • B : […]

Les taux s’appliquent sur l’estimation prévisionnelle initiale des travaux pour les étapes […]. Ils s’appliquent sur la valeur de la somme des marchés de travaux pour la rémunération des étapes […] dans la limite du taux de tolérance. Les honoraires seront forfaitisés de manière non révisable pour les étapes […]. Cette absence de révision est effective sous réserve que la fin de l’étape […] soit antérieure à […] après la remise de l’esquisse adaptée, soit le […].

A la signature des marchés d’entreprises, le forfait de rémunération est arrêté sur la valeur de référence des travaux, telle qu’elle ressort de l’appel d’offres.

Les honoraires des étapes de chantier sont révisés proportionnellement à l’évolution de l’indice […] suivant la formule […].

En rémunération de la prestation ci-avant définie, le Client versera au Prestataire des honoraires, selon les ventilations par étape et répartitions par cotraitant suivants :

  • […]

Le forfait pour la prestation […] est fixé à […] révisable suivant la même règle que les honoraires des étapes de chantier et avec la répartition suivante :

  • […]

La rémunération principale inclut […] voyages de […] jours de […] personnes par étapes et […] visites de chantier.

Version anglaise

For performance of the basic services (Work Stages [..]), the Client undertakes to pay the Consultant a fee calculated by the application of a fixed rate of [..] to the amount of the Works excluding Value Added Tax (VAT).

The rates for optional services are as follows :

  • A : […]

  • B : […]

The rates apply to the initial construction cost estimate for Work Stages [...]. They apply to the contract sum for the remuneration of Work Stages […] within the limit of the tolerance rates. Fees shall be fixed lump sum for Work Stages [.]. This provision is effective under the condition that the end of the Work Stage [….] or, prior to […] following the submittal of the revised outline design namely, on [...].

Upon the signature of the construction contracts, the lump sum fee is based upon the reference value of the works, as it results from the Tender Action.

The fees for the construction stages are reviewed in proportion to the evolution of the index […], in accordance with the formula […].

By way of payment for the service defined hereabove, the Client shall pay Consultant fees, in accordance with the separate valuation and assessment for each Work Stage per co-consultants as follows :

  • [...]

The lump sum fee for the service […] is set at [...], revised in accordance with the same rule as the fees for each Stage of construction and allocated as follows:

  • […]

The principal payment includes […] journeys of […] days for […] persons for each Stage and […] visits to the site.

Rémunération au prorata temporis

Time Spent Fee

Le prorata temporis
Les sujets à traiter
  • Définir un système complémentaire de rémunération calculé à partir du temps passé, par catégorie d’intervenant. Cette rémunération, rarement exclusive, est souvent complémentaire du forfait pour certaines prestations spécifiques.
Objectif souhaitables
  • Indiquer les taux horaires par catégorie, même si ce n’est pas le mode de rémunération retenu dans le cadre du contrat, car l’application de ces taux pourra être revendiquée à l’occasion de conflits ultérieurs.

Les prestations qui feront l’objet d’une rémunération au temps passé seront calculées sur la base des taux suivants :

  • associés et directeurs : […] € HT/ vacation journalière

  • ingénieurs et chefs de projet architectes : […] €HT/ vacation journalière

  • assistants et dessinateurs : […] €HT/ vacation journalière

  • chargé de chantier sur site : […] €HT/mois/par semaine/à la journée
    Valeur […].

Les prestations […] sont rémunérées suivant le temps passé.

Version anglaise

The services subject to payment on a time spent basis shall be calculated at the following rates:

  • Partners and Directors : […] € excl.VAT/daily rate

  • Engineers and Project Architects : […] € excl.VAT/daily rate

  • Assistants and CAD Operators : […] € excl.VAT/daily rate

  • Site Architect : […] € excl.VAT/month/per week/per day
    as of […]

The […] services are paid on time spent basis.

Remboursement des frais

Expense Payments

Les sujets à traiter
  • Définir les frais compris dans le forfait d’honoraires et les frais facturés en plus (déplacements, images de synthèse, maquette, frais d’hébergement, etc.).
Objectif souhaitables
  • Préférer le remboursement des frais de voyages au forfait et sur remise de justificatifs.
  • Prévoir le montant de la rémunération des voyages complémentaires.
  • Prévoir une règle de remboursement des frais.
Limites acceptables
  • Indiquer le nombre de voyages compris dans le forfait et le nombre de personnes devant effectuer les déplacements.

Les frais suivants, non compris dans le forfait d’honoraires, seront facturés au Client :

  • tout tirage supplémentaire (frais réels + 5 %) au-delà de [...] tirages

  • les images/films de communication assurés par le Prestataire en direct ou en sous-traitance […] € /image + 15 % comprenant le suivi

  • les maquettes (frais réels + 15 % comprenant le suivi de la maquette)

  • les frais de déplacement en classe affaires et d’hébergement dans des hôtels de catégorie international entre la France et […] […] € / voyage + […] € / jour, (hors [X] voyages par étape et les visites de chantier inclus dans le forfait).

Le Prestataire doit informer le Client et obtenir par écrit sa validation avant d’engager des frais complémentaires.

Version anglaise

The following expenses, not included within the lump sum fee, will be charged to the Client :

  • any additional drawing prints (at cost + 5%) beyond […] copies

  • publicity images/films provided by the Consultant either directly or through sub-contract […] € /image + 15% including co-ordination

  • models at cost + 15% including co-ordination

  • travel expenses in business class and accommodation in hotels of international category between France and [...], [...] €/per trip + [...] €/day, (excluding [X] travel in Work Stages and site visits included in the lump sum fee).

The Consultant shall inform the Client and obtain his approval in writing before incurring any other additional expenses.

Rémunération des modifications

Fees for Revisions

Les sujets à traiter
  • Préciser les modalités de calcul des honoraires supplémentaires en cas de modifications en se référant aux rémunérations au temps passé prévues par l’article 7.3. Le principe de la rémunération des modifications doit être posé dans la mesure où il est fréquent, voire systématique, que le client demande des modifications en cours d’exécution des prestations.
Objectif souhaitables
  • Obtenir la rémunération par le client de toutes les modifications sur la base de vacations journalières.

Une rémunération complémentaire devra intervenir notamment en cas de modification :

  • du programme – surface et localisation, …

  • des prestations

  • du projet

  • de l’assiette des travaux

  • des délais – phases et tranches

  • des références réglementaires et normatives

La rémunération des modifications sera calculée au temps passé sur les bases de l’article 7.3.
Toute modification de projet résultant notamment d’une évolution de programme, qu’elle ait ou non une incidence financière, entrainera une rémunération complémentaire du Prestataire, calculée au temps passé. Les parties formaliseront un avenant dès lors que ces modifications impliqueraient une variation de plus de […] % de la masse financière du présent contrat.

L’élaboration d’un dossier de permis de construire modificatif sera rémunérée à hauteur de […] € HT, et fera l’objet d’un règlement par moitié au dépôt du dossier et par moitié à la date de la décision relative à la demande déposée. A l’issue de l’arrêt des comptes, seuls les travaux supplémentaires qui ne sont pas liés à une erreur ou une omission du Prestataire donneront lieu à rémunération complémentaire.

Version anglaise

An additional fee shall be due, notably in the event of revision to the following:

  • project brief – floor areas and layout...

  • services to be provided

  • project

  • cost plan

  • timescale – stages and phases

  • regulations and standards

Fees for revisions shall be calculated on time spent basis in compliance with Article 7.3. Any revisions to the project resulting from changes to the brief, whether or not this has cost implications, shall give rise to an additional fee for the Consultant, calculated on the time spent basis.

The parties will formally enter into an amendment once these revisions imply a variation of more than [...] % of the payment terms of this Agreement.

The submission of a revised building permit application shall be paid up to […] € excl.VAT, and shall be the subject of a payment of half the amount, upon the submittal of the application and the other half at the date of the decision in respect to the application that has been lodged.

At the finalisation of accounts, only the additional work, which is not related to a mistake or omission on the part of the Consultant, shall give rise to an additional fee.

Pénalités

Penalties

Les sujets à traiter
  • Définir les pénalités applicables par étape sachant qu’il est préférable pour le prestataire de prendre l’initiative de fixer les montants et les limites qu’il considère comme acceptables.
Objectif souhaitables
  • Préciser que les pénalités sont engagées après mise en demeure du client.
Limites acceptables
  • Indiquer que les éventuelles pénalités de retards sont libératoires et les plafonner.

Les pénalités à l’encontre du Prestataire ne seront engagées qu’après la mise en demeure du Client.

L’existence d’indemnités plafonnées et libératoires limite la recherche en responsabilité imputable au Prestataire.

Des pénalités d’1/200ème des honoraires de la phase concernée par jour ouvré de retard de la fin de l’étape d’études pourront être appliquées.

Les pénalités éventuelles sont libératoires et plafonnées à 5 % du montant total des honoraires stipulés au contrat.

Version anglaise

Penalties against the Consultant shall not be incurred until after a formal complaint has been filed by the Client.

The existence of indemnities that are capped and discharged, limit the liability of the Consultant.

Penalties of 1/200th of the Work Stage fee per working day of delay from the end of the Work Stage may apply.

Possible penalties are discharged and capped at 5 % of the total amount of the fees scheduled in the Agreement.

Modalités de règlement

Payment Methods

A noter
A noter
La TVA
Les sujets à traiter
  • Préciser les modalités de paiement des rémunérations : devise de règlement, incidence éventuelle des taxes applicables, incidence fiscale, échelonnement des paiements, acomptes, avances, solde et délais de paiement.
Objectif souhaitables
  • Viser le paiement d’un acompte, d’une avance, avec paiement du solde des honoraires correspondant à la phase de mission, à la remise des prestations. L’acompte n’est pas remboursable contrairement à l’avance.
  • Ne lier en aucun cas le paiement des honoraires à l’approbation des rendus par le client.
  • Conditionner, au moins en partie, les règlements à la remise des prestations et non à leur validation par le client.
  • Privilégier le paiement des honoraires en euros et dans tous les cas en devise convertible.
  • Prévoir dans le contrat une clause stipulant que le prestataire sera indemnisé en cas de suspension de la prestation (arrêt de chantier, guerre…).
  • Prévoir le paiement d’intérêts moratoires en cas de retard de paiement.
  • Indiquer, si les honoraires sont payés dans une autre devise que l’euro, le taux de change avec l’euro au moment de la signature du contrat. Fixer un pourcentage de variation du taux de change avec l’euro au-delà duquel s’appliquera un taux de révision.
  • Analyser le régime fiscal local et, afin d’éviter les doubles impositions, vérifier l’existence de conventions fiscales avec la France.
Limites acceptables
  • La monnaie de règlement doit être transférable en France.

Les rémunérations s’entendent hors taxes recouvrables et hors impact des retenues à la source éventuelles qui seront rajoutées aux montants définis dans le présent contrat.

Les parties conviennent de fixer l’échelonnement des versements selon les modalités suivantes:

  • les étapes […] seront facturées [… %] au démarrage et le solde à leur achèvement

  • les prestations […] seront facturées par étape en suivant le taux de ventilation de chaque étape

  • les étapes de chantier et les prestations […] sont payées mensuellement sur la base d’une répartition linéaire en fonction de la durée prévisionnelle des missions concernées

En cas d’arrêt du chantier, le Prestataire sera rémunéré pour […] à hauteur de […].
Les facturations seront émises par les différents membres du groupement et validées ou annotées par le mandataire avant transmission au Client.

Les règlements seront effectués par le Client dans un délai maximum de […] jours à compter de la production de la note d’honoraires, par virement, sur le compte […]. Passé ce délai, seront dus des intérêts moratoires de […%] du taux d’intérêt de la Banque centrale européenne augmenté de 3 points minimum. Les règlements sont régis par la convention fiscale franco […] qui stipule que […].

Le Client fournira au Prestataire les attestations fiscales correspondantes.

Version anglaise

Fees are exclusive of any VAT and the implication of any withholding taxes which are added to the sums defined in this Agreement.

The parties agree to determine progressive payments in accordance with the following :

  • the Work Stages […] shall be invoiced [X %] at commencement and the balance due upon completion

  • the […] services will be invoiced per Work Stage in accordance with the breakdown for each Work Stage

  • the construction stages and the services […] are to be paid monthly on the basis of equal instalments depending upon the projected duration of the Appointment in question

In the event that construction is suspended, the Consultant shall be paid for […] up to […].

Fee accounts shall be issued by individual consortium members and approved or commented by the representative before transmission to the Client.

Payments shall be made by the Client within a maximum period of […] days as from the date of origin of the fee account, by bank transfer, to the account [...]. Beyond this period, late interest shall be due at [X %] of the European Central Bank Interest Rate increased by a minimum of 3 points.

Payments are subject to the Franco-[...] tax treaty which implies [...].
The Client shall provide to the Consultant the corresponding tax statements.

Garantie bancaire

Bank Guarantee

La fiscalité
La garantie bancaire
A noter
Les sujets à traiter
  • Définir les modalités et montants d’application d’une éventuelle garantie bancaire.
  • Préciser les conditions de souscription et de restitution : montant, durée, levée, conditions et modalités de restitution, etc.
Objectif souhaitables
  • Obtenir une avance au démarrage sans garantie est la solution préférable. Privilégier pour cela la signature d’un contrat avec versement d’acompte à la commande plutôt que le versement d’une avance cautionnée. Si cela s’avère impossible, porter une très grande attention aux conditions de la caution/garantie et lire précisément toutes les clauses du contrat car pour accorder des cautions/garanties bancaires, certains établissements peuvent exiger le nantissement des biens personnels du dirigeant.
  • Porter également attention à la rédaction des clauses de garantie bancaire à première demande car ce type de garantie constitue un risque pour le prestataire, qui se trouve de facto en état de faiblesse en cas de litige avec le client.
  • Veiller à ce que les clauses du contrat de prestations de services soient compatibles avec celles du contrat de garantie bancaire.
  • Négocier avec son banquier la main levée progressive de la garantie phase par phase dans le contrat de garantie bancaire.
  • Introduire comme garde-fou dans le contrat une clause mentionnant que le client devra fournir la preuve de la défaillance du prestataire.
  • Obtenir qu’une garantie bancaire du client vienne en complément d’une avance même si cela reste, dans les faits, difficile à obtenir.
Limites acceptables
  • Négocier la possibilité de substituer à la garantie à première demande une caution bancaire, limitée dans le montant, dans le temps et ses conditions de mise en œuvre.

Sans objet.

Dans le cas contraire :

Le Prestataire perçoit une avance de […] euros. Cette avance est garantie par une caution bancaire de même montant dont la mise en œuvre ne pourra être effectuée qu’en cas de constat de la défaillance du Prestataire rendant ainsi impossible la remise des prestations.
Cette garantie ne pourra être appelée après la remise des documents de la première phase. La caution sera produite dans les quinze jours qui suivent la réception de l’avance du Client.
La date de validité de la caution sera limitée à […] mois à partir de la date de la signature du contrat.

Version anglaise

Not applicable:

Dans le cas contraire :

The Consultant receives an advance payment of […] euros. This advance is guaranteed by a bank bond of the same amount which may only be called upon in the event of a default on the part of the Consultant which renders impossible the provision of the services. This guarantee can not be evoked after the submittal of the first Work Stage documents. The guarantee shall be surrendered within fourteen (14) days of receipt of the advance payment from the Client. The validity of the bond shall be limited to […] months as from the date of the signature of the Agreement.