Dans un premier temps, l’architecte peut envisager la signature d’un précontrat sous forme de lettre d’intention détaillée. Ce document, qu’il s’agisse d’un précontrat ou d’un contrat court, permet de lancer les études préliminaires tout en annonçant clairement l’arrivée du contrat définitif.
De plus, les avant-contrats – tels que les protocoles d’accord (Memorandum of Understanding – MoU), les lettres d’intention (Letter of Intent – LoI), et si nécessaire complétés par un accord de confidentialité (Non-Disclosure Agreement – NDA) – offrent un cadre structurant en amont de la signature du contrat principal. Ils régissent, à titre provisoire, les droits et obligations des parties pendant la phase de négociation et d’élaboration du contrat détaillé.
Bien que ces documents se contentent généralement de présenter l’objectif de la prestation et les rendus par phase, il est recommandé d’y intégrer dès le départ un maximum de règles contractuelles qui seront reprises ultérieurement dans le contrat de maîtrise d’oeuvre. Ainsi, si le projet progresse sur la base d’une lettre d’intention, il convient d’y faire apparaître, même de manière synthétique, les clauses relatives à la constitution de l’équipe, à la répartition des responsabilités, aux assurances ainsi qu’à la propriété intellectuelle.
Enfin, c’est également à ce stade que le montant des honoraires de l’offre doit être confirmé, assurant ainsi une transparence totale dès le début de la relation contractuelle.